未来を変える会議23のルール

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多くの人がムダな会議が多いと思っている。不幸にも会議に参加せざるを得ない時は、非効率な会議にも和を乱さないよう口を慎み参加者に気づきを与えようとする。中身の無い冗長な発言にも傷つけないように耳を傾け何かを拾おうともする。しかし、そんな生易しいやり方では会議時間を減らすことはできない。

本気でムダな会議をなくしたければ、根本的に会議のあり方を見直す必要がある。世界中でスタッフが働くU23ではムダな会議は許されない。Future Work《未来の働き方》を実践する上で欠かすことのできない、『未来を変える会議23のルール』を共有する。

なお、これから話すミーティングの条件は、参加者が相談をして意思決定をする会議とする。一人が複数人に対して伝えることを目的とするカンファレンス、プレゼンテーション、ブリーフィング、セミナー、トレーニングのミーティングは対象ではない。

オフラインまたはオンラインで参加者が同時に参加するリアルタイムのミーティングをさし、チャットやメーリングリスト等でのミーティングも除く。

1. ミーティングをできるだけ開かない

本当にミーティングが必要なのか吟味し、本当に必要な場合のみ開く。

2. ミーティングは最小限の人数にする

参加者が増えると意見が交錯しスピードやシンプルさを損なう。できれば4人以下、最大でも9人以下。ミーティングを開くことで、参加人数×時間分のリソースをチームで消費していることを肝に銘じる。

3. ミーティング参加者は全員が発言する

発言しないものは、後で議事録と録画ビデオをみればよい。

4. 意思決定者が参加する

決定権がないもので話し合っても前に進まない。

5. ミーティングに集中する

発言者に集中しミーティングのことだけを考える。議論に関係ない情報を一切いれない。携帯電話もメールも一切禁止。中断させない。言いたいことだけ演説をして他の意見を聞かないのは言語道断。

6. ミーティング時間を最小限にする

23分が理想。最大でも90分以内。これが人間が集中できる時間。90分集中して議論をしても決定できないことをこれ以上議論しても解決は難しい。タイマーを見える場所に設置し、参加者、特にミーティング招集者と発言者に時間意識をさせる。

7. 発言者は結論を最初にシンプルに話す

発言者は、結論を最初にわかりやすく伝える。発言者本人も何を言っているかわからないような意見をだらだら話しても会議時間を長引かせるだけ。難しい言葉ではなく参加者に誤解なく伝わる言葉で話す。

8. ミーティングの最初にゴールを共有する

ミーティングの目的、議論すべきことを冒頭で話し、参加者全員がゴールに向かって建設的に話し合いをする。

9. 議題を見えるところに映し本題からそれない

本題からそれないように議題をホワイトボードやデスクトップの常に見える場所に書く。意見を言う時は議題を見直してから発言する。アジェンダを守り、議題からそれるが重要な議題が発生した場合は別の機会を設ける。

10. アジェンタを作成する

会議の規模によるが目安としてアジェンダ作成者は48時間前までにアジェンダを完成する。翌朝それを見直し24時間前までにメンバーに共有する。参加者はアジェンダで事前に全体像を把握する。分からないことがあれば事前に質問したり、意見をまとめておくとよい。

11. ミーティングに必要な資料を揃える

情報が不十分な状態でミーティングをしても決定できない。判断材料がそろっていない状態でミーティングは開かれるべきではない。

12. 定義の意思統一を図る

ミーティングで話される言葉の定義を共有する。参加者の知識レベルが違う場合、同じ言葉を話していてもお互いが想像している内容と違うことは多々ある。この意識統一するための時間を惜しむと余計に時間がかかる。

13. 最適な議事録作成者を選ぶ

タイピングが早い人が一字一句記録するのではなく、状況を理解しポイントを適切にまとめるスキルがある人が記録する。ミーティングに参加していないメンバーに正しく伝えるために議事録は最も重要。

14. 決定事項やアイデアをリアルタイムでまとめる

議論が進む中で話が複雑になり混乱しないように決まったことや候補のアイデアを書き出してまとめる。

15. ビデオを撮り共有する

参加していない人にミーティングを共有するためにも、言った言わないの水掛け論をしないためにも、ミーティングのレビューをするためにも、ビデオ録画して共有する。

16. 前向きな気持ちで建設的に考える

できない理由ではなく、できる理由を見つける。批判は建設的に、反対意見をネガティブに捉えず改善のチャンスと考える。

17. 全力でぶつかり合う

賛成も反対も建前ではなく本音で討論する。議論は論理的に冷静になされるべきだが、時には喧嘩になるほど本気で意見をぶつけあい一つになるのが真のチーム。

18. ユーモアを忘れない

熱くなるのは大いに歓迎するが、笑いも忘れず。心の余裕がハッピーをもたらす。追い込まれた時こそ、深刻になりすぎず心に余裕を持つ。

19. 推論で時間を無駄にしない

プロジェクトにおいて予想される問題事項の対策を講じるのはよいが、データや当事者により意思決定がなされる事象については、情報が出そろう前に推論をしても時間の無駄。議論は事実をもとにする。

20. ポイントをレビューしタスクをまとめる

要約をはじめると参加者は集中を切らせがち。最も重要な時間で、ポイントを復習し意識統一を図る。決定事項を実行するために責任者、期限、タスクを明確にし行動計画をたてる。

21. 決定したことを全員が前向きにすぐ実行する

ミーティング中に反対していた意見であろうと決定したことはチームで同意したということ。ミーティング終了と同時にすぐに行動を起こし、前向きに取り組む。決定事項を無視するとミーティングの意味がなくなる。

22. 議事録を共有してレポートを提出する

ミーティングに参加してない人にも正しく伝わっているか確認をする。共有する前に作成者以外、できれば賛成と反対意見を持っていたものが内容のチェックをする。レポートをよく確認し伝わっていないものには直ちに修正をする。

23. ミーティングの効果を検証する

1週間後、1ヶ月後、3ヶ月後にミーティングを開く必要があったかを検証し、次回に活かす。

ムダなミーティングをしている企業はこのルールを実行すれば、23%はムダな会議を減らせるだろう。ムダなミーティングを減らすことに賛成いただけるなら、この記事をSNSで共有してくれると嬉しい。

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